Descubra o Que Vale a Pena Automatizar

O que você vai aprender

• Como pontuar tarefas para automatizar primeiro as certas
• Por que o frequente e entediante supera o engenhoso e raro
• As tarefas que você nunca deve automatizar

A automação se paga em proporção à frequência multiplicada pelo tempo por ocorrência multiplicado pelo custo do erro. Uma tarefa feita três vezes por dia que leva quatro minutos vale mais do que uma tarefa mensal que leva uma hora, e ambas valem mais do que uma tarefa que você acha interessante. Por isso, monte a lista a partir da sua semana real, não da sua imaginação: durante três dias, anote cada ação repetitiva e quanto tempo ela levou.

Pontue cada candidata em quatro critérios: com que frequência acontece, quanto tempo leva, quão entediante é e quanto custaria um erro. Alta frequência, muito tédio e baixo custo de erro formam a primeira automação ideal - copiar dados entre dois sistemas, gerar um documento padrão, enviar um lembrete, compilar um resumo semanal. Baixa frequência ou alto custo de erro deve ficar para depois, ou ser feito com uma pessoa no processo.

Comece deliberadamente pelas tarefas entediantes. Automações interessantes costumam ser complexas, quebram com frequência e ensinam pouco; as entediantes funcionam por anos. Uma regra útil: se você não consegue explicar o fluxo de trabalho em cinco passos para alguém não técnico, ele não é a sua primeira automação.

Algumas tarefas não devem ser automatizadas de forma alguma. São aquelas em que o toque pessoal é o valor - um agradecimento a um primeiro cliente, um pedido de desculpas, uma negociação. São aquelas que envolvem dinheiro, compromissos legais ou ações irreversíveis sem confirmação humana. São aquelas que você faz tão raramente que manter a automação custaria mais do que a própria tarefa. E são aquelas que você ainda não entende: automatizar um processo que você não consegue fazer manualmente geralmente automatiza os erros também.

Termine com uma lista classificada de três candidatas e escolha uma. O objetivo da primeira automação não é economizar uma hora; é aprender o padrão - gatilho, passos, saída, verificação - para que a segunda leve um décimo do tempo.

Passo de ação

Registre as ações repetitivas durante três dias, com a frequência e a duração de cada uma. Pontue-as quanto à frequência, ao tempo, ao tédio e ao custo de erro, liste as que você não vai automatizar e o motivo, e então escolha uma candidata entediante e de alta frequência como seu primeiro fluxo de trabalho.